JAWABAN UJIAN AKHIR MATERI (UAM) KEARSIPAN

Nama             : Trisnawati Marlinda

Kelas              : KAP1

1.    Arsip adalah rekaman kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2.    Fungsi arsip pada organisasi :

·      Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah

·      Sebagai sarana komunikasi secara tertulis

·      Dapat dijadikan bahan dokumentasi

·      Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

·      Sebagai alat pengingat

·      Sebagai alat penyimpanan warkat

Nilai guna arsip pada organisasi :

a.    Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna arsip meliputi :

1.    Nilai guna administrasi

2.    Nilai guna hukum

3.    Nilai guna keuangan

4.    Nilai guna ilmiah

b.   Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta keguaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder meliputi :

1.    Nilai guna pembuktian

2.    Nilai guna informasi

3.    a) Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.

b) Arsip pandang-dengar (audio-visual records) yaitu yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang-dengar dapat dirinci dalam 3 kategori :

1. Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.

2. arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.

3. arsip rekaman suara (sound recording), kaset.

c) Arsip elektronik, yaitu arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records. Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, cd rom, dsb.

Dari penggolongan arsip diatas, Arsip yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum yaitu arsip berbasis kertas (paper records).

4.    Sistem Pengelolaan Kearsipan :

-  Sistem Sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. Sistem ini paling cocok digunakan di Lembaga Pendidikan Swasta.

-  Sistem Desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannnya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Sistem ini paling cocok digunakan di Lembaga Pemerintah daerah.

5.    Filling adalah suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.

Sistem penyimpanan arsip :

-       Sistem Abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.

-       Sistem Masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

-       Sistem Nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.

-       Sistem Wilayah merupakan penyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

6.    a) Nilai guna primer, adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna ini dapat menjadi sangat krusial pada saat terjadi kebocoran arsip penting pada suatu organisasi/perusahaan diluar organisasi tersebut.

b) Nilai guna sekunder, adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta keguaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna ini dapat menjadi sangat krusial pada saat terjadi pemalsuan/ penipuan antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.

7.    Kita dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dengan ciri-cirinya, sebagai berikut :

-       Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

-       Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

-       Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.

Siklus arsip dinamis :

-       Tahap pertama merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau media lainnya.

-       Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis.

-       Tahap ketiga merupakan tahap inaktif atau sudah jarang dan mungkin tidak dipakai lagi. Oleh karena itu, arsip disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center).

-       Tahap keempat merupakan tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif.

8.    - Mekanisme Pemindahan Arsip yaitu memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan.

-  Mekanisme Pemusnahan Arsip yaitu aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna.

-  Mekanisme Penyerahan Arsip yaitu pelaksanaan dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknik kearsipan.

9.    a) Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.

b) Folder yaitu lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip.

c) Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam menyimpan arsip.

d) Filling Cabinet  yaitu perabot kantor berbentuk  persegi empat panjang yang diletakan secara vertikal (berdiri) digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

e) Boxes File yaitu kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat).

f) Rotary Filling yaitu peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

g) Cardex yaitu alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan menggunakan laci-laci.

h) A Modern Organization is an Information Based Organization merupakan organisasi Modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi.

10.    Kemampuan bangunan terhadap ruang penyimpanan arsip :

a.    Beban Rak Konvensional rata-rata 1.200 kg/m², maka 2 lt x 120 m² = 240 m²

240 m² x 1.200 kg/m² = 288.000 kg/m²

b.    Beban Rak non Konvensional rata-rata 2.400 kg/m², maka 2 lt x 120 m² = 240 m²

240 m² x 2.400 kg/m² = 576.000 kg/m²