Asas-asas Penyelenggaraan Kearsipan
Penyelenggaraan
Kearsipan dilaksanakan dengan berasaskan pada kepastian hukum,
keautentikan dan keterpercayaan, keutuhan, asal usul (principle of provenance), aturan asli (principle of original order),
keamanan dan keselamatan arsip, keprofesionalan SDM kearsipan,
keresponsifan, keantisipatifan, kepartisipatifan, partisipasi
masyarakat, akuntabilitas, kemanfaatan, aksesibilitas, dan kepentingan
umum.
1. Kepastian hukum;
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan berdasarkan landasan hukum dan
selaras dengan peraturan perundang-undangan, kepatutan, dan keadilan
dalam kebijakan penyelenggara negara. Hal ini memenuhi penerapan asas
supremasi hukum yang menyatakan bahwa setiap kegiatan penyelenggaraan
negara didasarkan pada hukum yang berlaku.
Contoh :
1. Pungutan
pajak harus berdasarkan peraturan perundang-undangan, jika tidak dapat
dikatakan pemerasan.
2. Ketika
membuat suatu kebijakan, harus berdasar pada peraturan perundang-undangan,
misalkan membelanjakan uang negara jika tidak dapat dikatakan korupsi.
2. Keautentikan dan keterpercayaan;
Penyelenggaraan kearsipan harus berpegang pada asas menjaga keaslian dan keterpercayaan arsip sehingga dapat digunakan sebagai bukti dan bahan akuntabilitas.
3. Keutuhan;
Penyelenggaraan kearsipan harus menjaga kelengkapan arsip dari upaya
pengurangan, penambahan, dan pengubahan informasi maupun fisiknya yang
dapat mengganggu keautentikan dan keterpercayaan arsip.
4. Asal usul (principle of provenance);
Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
5. Aturan asli (principle of original order);
Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
6. Keamanan dan keselamatan;
Asas “keamanan” adalah penyelenggaraan kearsipan harus memberikan
jaminan keamanan arsip dari kemungkinan kebocoran dan penyalahgunaan
informasi oleh pengguna yang tidak berhak.
Asas “keselamatan” adalah bahwa penyelenggaraan kearsipan harus dapat
menjamin terselamatkannya arsip dari ancaman bahaya baik yang
disebabkan oleh alam maupun perbuatan manusia.
7. Keprofesionalan;
Penyelenggaraan kearsipan harus dilaksanakan oleh sumber daya manusia
yang profesional yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan.
Contoh :
Contoh :
1. Seseorang
yang ingin menjadi anggota TNI harus memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam
peraturan perundang-undangan.
2. Jabatan
kerja penyelenggara negara disesuaikan dengan keahliannya, misalkan hukum di
bidang hukum.
8. Keresponsifan;
Asas “keresponsifan”adalah penyelenggara kearsipan harus tanggap atas
permasalahan kearsipan maupun masalah lain yang berkait dengan
kearsipan, khususnya bila terjadi suatu sebab kehancuran, kerusakan atau
hilangnya arsip.
9. Keantisipatifan;
Penyelenggaraan kearsipan harus didasari pada antisipasi atau
kesadaran terhadap berbagai perubahan dan kemungkinan perkembangan
pentingnya arsip bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Perkembangan
berbagai perubahan dalam penyelenggaraan kearsipan antara lain
perkembangan teknologi informasi, budaya, dan ketatanegaraan.
10. Kepartisipatifan;
Penyelenggaraan kearsipan harus memberikan ruang untuk peran serta dan partisipasi masyarakat di bidang kearsipan.
11. Akuntabilitas;
Penyelenggaraan kearsipan harus memperhatikan arsip sebagai bahan
akuntabilitas dan harus bisa merefleksikan kegiatan dan peristiwa yang
direkam.
Contoh
:
1. APBN
dipergunakan untuk apa saja.
2. APBD
digunakan untuk apa saja.
3. Dalam
tender harus dibuat terbuka dan dapat dipertanggungjawabkan pada masyarakat.
12. Kemanfaatan;
Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan manfaat bagi kehidupan bermasyarakan, berbangsa, dan bernegara.
13. Aksesibilitas;
Penyelenggaraan kearsipan harus dapat memberikan kemudahan,
ketersediaan dan keterjangkauan bagi masyarakat untuk memanfaatkan
arsip.
14. Kepentingan umum;
Penyelenggaraan kearsipan dilaksanakan dengan memperhatikan kepentingan umum dan tanpa diskriminasi.
Contoh
:
1. Pemerataan
pembangunan di seluruh wilayah indonesia.
2. Menampung
dan melaksanakan aspirasi rakyat.
0 komentar:
Posting Komentar