JAWABAN UJIAN AKHIR MATERI (UAM) KEARSIPAN

Nama             : Trisnawati Marlinda

Kelas              : KAP1

1.    Arsip adalah rekaman kegiatan/peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip.

2.    Fungsi arsip pada organisasi :

·      Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah

·      Sebagai sarana komunikasi secara tertulis

·      Dapat dijadikan bahan dokumentasi

·      Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

·      Sebagai alat pengingat

·      Sebagai alat penyimpanan warkat

Nilai guna arsip pada organisasi :

a.    Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna arsip meliputi :

1.    Nilai guna administrasi

2.    Nilai guna hukum

3.    Nilai guna keuangan

4.    Nilai guna ilmiah

b.   Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta keguaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.

Nilai guna sekunder meliputi :

1.    Nilai guna pembuktian

2.    Nilai guna informasi

3.    a) Arsip berbasis kertas (paper records) yaitu arsip-arsip berupa teks yang ditulis diatas kertas.

b) Arsip pandang-dengar (audio-visual records) yaitu yang dapat dilihat dan didengar. Arsip pandang-dengar dapat dirinci dalam 3 kategori :

1. Arsip gambar statik (static image), contohnya foto.

2. arsip citra bergerak (moving image), film, video, dsb.

3. arsip rekaman suara (sound recording), kaset.

c) Arsip elektronik, yaitu arsip-arsip yang disimpan dan diolah didalam suatu format, dimana hanya komputer yang dapat memprosesnya maka sering dikatakan sebagai machine-readable-records. Contohnya floppy disk, hard disk, pita magnetik, optical disk, cd rom, dsb.

Dari penggolongan arsip diatas, Arsip yang paling sering digunakan sebagai pembuktian hukum yaitu arsip berbasis kertas (paper records).

4.    Sistem Pengelolaan Kearsipan :

-  Sistem Sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah. Sistem ini paling cocok digunakan di Lembaga Pendidikan Swasta.

-  Sistem Desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannnya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masing-masing unit pengolah menyimpan arsipnya. Sistem ini paling cocok digunakan di Lembaga Pemerintah daerah.

5.    Filling adalah suatu proses penciptaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan.

Sistem penyimpanan arsip :

-       Sistem Abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad.

-       Sistem Masalah merupakan suatu sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.

-       Sistem Nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder.

-       Sistem Wilayah merupakan penyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

6.    a) Nilai guna primer, adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip. Nilai guna ini dapat menjadi sangat krusial pada saat terjadi kebocoran arsip penting pada suatu organisasi/perusahaan diluar organisasi tersebut.

b) Nilai guna sekunder, adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum diluar instansi pencipta arsip, serta keguaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional. Nilai guna ini dapat menjadi sangat krusial pada saat terjadi pemalsuan/ penipuan antara satu organisasi dengan organisasi lainnya.

7.    Kita dapat mengetahui bahwa arsip tersebut merupakan Arsip Dinamis dengan ciri-cirinya, sebagai berikut :

-       Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.

-       Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.

-       Pada dasarnya arsip dinamis bersifat tertutup, oleh karena itu pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang kerahasiaan surat-surat.

Siklus arsip dinamis :

-       Tahap pertama merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi tatkala tulisan dituangkan kedalam bentuk kertas, atau data dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau media lainnya.

-       Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses cepat ke berkas dinamis.

-       Tahap ketiga merupakan tahap inaktif atau sudah jarang dan mungkin tidak dipakai lagi. Oleh karena itu, arsip disimpan dalam tempat penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record center).

-       Tahap keempat merupakan tahap penyusutan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif.

8.    - Mekanisme Pemindahan Arsip yaitu memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan (record center) berdasarkan jadwal retensi arsip secara teratur dan tetap, yang pelaksanaannya diatur oleh masing-masing lembaga atau instansi yang bersangkutan.

-  Mekanisme Pemusnahan Arsip yaitu aktivitas menghancurkan arsip yang telah habis guna.

-  Mekanisme Penyerahan Arsip yaitu pelaksanaan dilakukan dengan pengaturan teknis yang disepakati kedua belah pihak, dan harus memenuhi ketentuan teknik kearsipan.

9.    a) Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip.

b) Folder yaitu lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip.

c) Guide yaitu lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam menyimpan arsip.

d) Filling Cabinet  yaitu perabot kantor berbentuk  persegi empat panjang yang diletakan secara vertikal (berdiri) digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip.

e) Boxes File yaitu kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip (warkat).

f) Rotary Filling yaitu peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).

g) Cardex yaitu alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang berupa kartu dengan menggunakan laci-laci.

h) A Modern Organization is an Information Based Organization merupakan organisasi Modern adalah organisasi yang bertumpu pada informasi.

10.    Kemampuan bangunan terhadap ruang penyimpanan arsip :

a.    Beban Rak Konvensional rata-rata 1.200 kg/m², maka 2 lt x 120 m² = 240 m²

240 m² x 1.200 kg/m² = 288.000 kg/m²

b.    Beban Rak non Konvensional rata-rata 2.400 kg/m², maka 2 lt x 120 m² = 240 m²

240 m² x 2.400 kg/m² = 576.000 kg/m²

Surat Perjanjian Kerja

Contoh Surat Perjanjian Kerja :

 PT. JENDELA ILMU

Jl. Gunung Batu No. 21 Cimindi

BANDUNG BARAT 43972

SURAT PERJANJIAN KERJA

UNTUK WAKTU TERTENTU (KONTRAK)

No. 212/SPK-02/III/2016

Pada hari Senin tanggal 21 Maret 2016 telah dibuat dan disepakati perjanjian kerja antara :

Nama                     : PT. Jendela Ilmu

Alamat                   : Jl. Gunung Batu No. 21 Cimindi, Bandung Barat.

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama PT. Cahaya Ilmu yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA

Nama                     : Siska Dewi

Tempat/Tgl Lahir   : Bandung, 12 Februari 1994

Alamat                   : Jl. Pasirkoja No. 11 Bandung

Pekerjaan               : Social Media Officer

Dalam hal ini bertindak untuk dan atas nama diri sendiri, yang selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA

Kedua belah pihak sepakat untuk mengikatkan diri dalam Perjanjian Kerja Untuk Waktu Tertentu (Kontrak) dengan ketentuan-ketentuan sebagai berikut :

PASAL 1

PIHAK PERTAMA menerima dan mempekerjakan PIHAK KEDUA sebagai :

-          Status                      : Karyawan Kontrak PT. Jendela Ilmu

-          Masa Kontrak         : 6 bulan

-          Jabatan/Unit Kerja  : Social Media Officer

PASAL 2

1.    PIHAK KEDUA bersedia menerima dan melaksanakan tugas dan tanggungjawab tersebut serta tugas-tugas lain yang diberikan PIHAK PERTAMA dengan sebaik-baiknya dan rasa tanggungjawab.

2.    PIHAK KEDUA bersedia tunduk dan melaksanakan seluruh ketentuan yang telah diatur baik dalam Pedoman Peraturan dan Tata Tertib Karyawan maupun ketentuan lain yang menjadi Keputusan Direksi dan Managemen Perusahaan.

3.    PIHAK KEDUA bersedia menyimpan dan menjaga kerahasiaan baik dokumen maupun informasi milik PIHAK PERTAMA dan tidak dibenarkan memberikan dokumen atau informasi yang diketahui baik secara lisan maupun tertulis kepada pihak lain.

4.    Waktu kerja PIHAK KEDUA adalah 7 (tujuh) jam sehari atau 40 (empat puluh) jam seminggu dan memperoleh hak istirahat mingguan selama 1 (satu) hari dalam seminggu.

5.    PIHAK KEDUA bersedia bekerja melebihi waktu yang telah ditetapkan apabila diperlukan oleh PIHAK PERTAMA

6.    PIHAK KEDUA wajib mengikuti/masuk kerja pada saat pelaksanaan proses pengecoran baik didalam maupun diluar jam kerja kecuali dengan alasan yang patut dan mendapat ijin tertulis dari Site Manager Proyek.

7.    PIHAK KEDUA bersedia ditempatkan dimana saja apabila swaktu-waktu ditugaskan oleh Perusahaan.

PASAL 3

Selama Kontrak berlangsung PIHAK PERTAMA dapat memutuskan hubungan kerja dengan PIHAK KEDUA secara sepihak apabila ternyata :

1.    PIHAK KEDUA melakukan pelanggaran dari ketentuan pasal 2 Surat Perjanjian Kerja ini setelah sebelumnya mendapat tegoran dan peringatan secara patut sesuai dengan prosedur dan ketentuan perusahaan.

2.    PIHAK KEDUA tidak dapat menjalankan tugas, target atau sasaran kerja yang telah ditetapkan oleh PIHAK PERTAMA.

3.    PIHAK KEDUA terlibat baik langsung maupun tidak langsung dalam tindak pencurian dan atau penggelapan harta/aset perusahaan maupun tindak kejahatan yang diancam dengan Hukum Pidana dan atau Hukum Perdata Republik Indonesia.

4.    PIHAK PERTAMA dalam hal ini Perusahaan berada dalam situasi dan kondisi yang tidak memungkinkan lagi untuk mempekerjakan PIHAK KEDUA akibat memburuknya kinerja Perusahaan.

5.    PIHAK KEDUA tidak hadir selama 5 (Lima) hari berturut-turut tanpa pemberitahuan dan atau keterangan dengan bukti yang sah.

PASAL 4

1.    PIHAK KEDUA berhak atas upah/gaji dari pekerjaan yang dilakukannya dari PIHAK PERTAMA sebagai berikut :

-       Gaji Pokok                      : Rp. 2.500.000,-

-       Tunjangan Umum           : Rp. 1.000.000,-

-       Tunjangan Pengobatan    : Rp. 1.000.000,-

2.    PIHAK KEDUA berhak atas insentif pada setiap bulan sebesar Rp. 250.000,-

3.    PIHAK KEDUA berhak atas uang makan sebesar Rp. 25.000,- perhari sesuai jumlah kehadiran.

PASAL 5

1.    Surat Perjanjian Kerja untuk Waktu Tertentu ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah Pihak dengan tanpa ada pengaruh dan atau paksaan dari siapapun serta mengikat kedua belah Pihak untuk mentaati dan melaksanakannya dengan penuh tanggungjawab.

2.    Apabila dikemudian hari Surat Perjanjian Kerja ini ternyata masih terdapat hal-hal yang sekiranya bertentangan dengan Peraturan Perundang-Undangan Ketenagakerjaan Republik Indonesia dan atau perkembangan Peraturan PT. Jendela Ilmu, maka akan diadakan peninjauan dan penyesuaian atas persetujuan keduaa belah pihak.

3.    Surat Perjanjian ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak di Bandung pada tanggal, bulan dan tahun seperti tersebut diatas dalam rangkap 2 (Dua) yang memiliki kekuatan hukum yang sama dan dipegang oleh masing-masing pihak.

Bandung, 21 Maret 2016

          PIHAK PERTAMA                                                                            PIHAK KEDUA

            PT. Jendela Ilmu                                                                               

          Trisnawati Marlinda                                                                                 Siska Dewi

                   Direktur

 






Referensi : http://contohsurat.org/surat-perjanjian/contoh-surat-perjanjian-kontrak-kerja