TATA
RUANG KANTOR
A. PENGERTIAN TATA RUANG KANTOR
Menurut The
Liang Gie, penyusunan alat-alat kantor pada letak yang tepat serta
pengaturan tempat kerja yang menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai
disebut tata ruang perkantoran.
Menurut George R. Terry, tata ruang kantor merupakan penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan
tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu
susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi
pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak.
Sedangkan tata ruang kantor menurut Littlefield,
Frank M. Rachel and Donald L. Caruth, adalah susunan perlengkapan atau peralatan dalam
lantai yang luas.
Tata ruang kantor dapat pula didefinisikan sebagai penempatan alat-alat dan mesin-mesin serta pengaturan tempat kerja bagi
para pegawai sehingga diperoleh efisiensi.
Perumusan
kantor menurut Denyer (Moekijat, 1997:16) adalah setiap
tempat dimana biasanya pekerjaan kantor dilakukan dengan nama apapun juga
diberikan kepada tempat tersebut. Sedangkan menurut Atmosudijiro (Moekijat, 1997:16) Kantor adalah unit
organisasi yang terdiri dari tempat, staff, personil, dan operasi ketatausahaan,
guna membantu pimpinan.
Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruang atau bagian dari bangunan tempat
melaksanakan segenap pelayanan perkantoran. Dalam suatu peraturan perundangan Negara Inggris (office, Shops and
Railways Premises act, 1963) (Moekijat,1997: 118) yaitu :
Kantor
didefinisikan sebagai suatu gedung, atau bagian dari suatu gedung, yang
pemakaian utama atau satu-satunya adalah sebagai suatu kantor atau untuk
tujuan-tujuan perkantoran. Setiap kantor pada dasarnya merupakan suatu bentuk
organisasi.
B. TUJUAN DAN MANFAAT TATA RUANG KANTOR
Kantor
merupakan semacam sistem kerjasama yang melibatkan orang-orang yang melakukan
berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Tujuan ini dapat diperjelas
dengan memberikan uraian mengenai fungsi-fungsi
kantor, yakni:
a. Memeriksa informasi
Bentuk informasi yang umumnya diterima adalah surat, panggilan, telepon,
pesanan, faktur dan laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
b. Merekam informasi
Tujuan dari pembuatan rekaman adalah agar informasi dapat disiapkan dengan
segera apabila dibutuhkan. Rekaman (record) harus disiapkan
untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan pengadaan perusahaan.
Rekaman ini digunakan untuk menunjukkan rincian transaksi, operasi, dan
sebagainya.
c. Mengatur informasi
Kantor bertanggung jawab untuk mensuplai informasi dalam bentuk yang
paling baik dalam melayani manajemen. Contoh untuk pengaturan informasi ini
adalah penyiapan faktur, penetapan harga, laporan statistika dan laporan
lainnya.
d. Memberi informasi
Kantor bertanggung jawab memberikan informasi dari rekaman apabila
diminta oleh manajemen. Informasi yang diberikan ada yang bersifat rutin dan
ada yang bersifat khusus serta informasi yang diberikan dapat berbentuk lisan
maupun tulisan.
e. Memelihara aktiva (asset)
Menurut
Denyer (Moekijat,1997:23) Kantor juga berfungsi untuk menyiapkan
secara cermat urusan dalam perusahaan seperti diperlibatkan dalam rekaman dan
memperingatkan manajemen mengenai hal-hal yang tidak menguntungkan, yang mungkin
terjadi dalam perusahaan Selain yang disebutkan diatas Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :
-
Untuk menerima keterangan berupa surat-surat,
warkat-warkat dan lain-lain
-
Untuk mencatat keterangan
-
Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi,
perbekalan
-
Untuk memberi keterangan
-
Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.
1. Tujuan tata ruang kantor
a.
Memberikan kemudahan yang optimum bagi arus
komunikasi dan arus kerja.
b.
Memberikan kondisi kerja yang baik bagi setiap orang.
c.
Memudahkan pengawasan sehingga manajer dapat melihat
staf yang sedang bekerja.
d.
Memberikan kemudahan yang tinggi kepada
setiap gerakan karyawan dari meja ke meja.
e.
Menghindarkan diri dari
kemungkinan saling menganggu antara karyawan dengan karyawan lainnya.
f.
Mempergunakan segenap ruangan dengan baik.
g.
Memisahkan pekerjaan yang berbunyi keras, gaduh dan
menganggu dari pekerjaan yang sunyi.
h.
Terciptanya kesan yang baik tentang organisasi
tersebut dari relasi dan tamu yang datang.
i.
Pelaksanaan pekerjaan dapat menempuh jarak yan
terpendek.
Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford ahli perkantoran
Inggris menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tata ruang yang baik bagi
suatu kantor ialah :
-
Persyaratan perundang-undangan dipenuhi
-
Ruang dimanfaatkan semaksimal mungkin Pelayanan
tersedia sepanjang diperlukan : tenaga listrik, telepon, air dll
-
Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap
orang
-
Pegawasan dapat melihat para petugas bekerja
-
Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja
dipelihara
-
Komunikasi dan arus kerja diperlancar
-
Lalu lalang juru tata usaha diantara meja-meja dan
lemari arsip dipermudah
-
Pelaksanaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian
harap dipisahkan
-
Saling mengganggu diantara para pegawai harus
dihindari
-
Kebebasan diri dan keamanan sangat diperlukan
Alat perlengkapan harus disusun sedemikian rupa, sehingga pekerjaan
mengikuti arus garis yang lurus dan penangguhan-penangguhan diadakan sampai
yang minimum. Ruang harus cukup dan cocok dengan kebutuhan pegawai dan
pekerjaan. Pertimbangan mengenai biaya dan arus pekerjaan menentukan bahwa
ruang yang cukup harus juga dipergunakan dengan baik.
Kesenangan dan rasa puas pegawai sangat dipengaruhi oleh tata ruang.
Keadaan yang tidak berdesak-desakkan, kesenangan bagi fasilitas pelayanan
pegawai, dan tempat yang sesuai dengan sumber cahaya merupakan beberapa
kebutuhan-kebutuhan ini.
Mudahnya pengawasan dipengaruhi oleh penempatan pengawas dengan
pegawai-pegawainya, dapat dilakukan dengan pemusatan ataupun pemencaran. Untuk
itu sebaiknya bagian-bagian yang saling berhubungan diletakkan dalan tempat
yang berdekatan.
Kantor juga harus menciptakan kesan yang baik bagi para tamunya, karena
para tamu umumnya melihat kualitas perusahaan dari kantornya. Yang juga harus diperhatikan
dalam menyusun tata ruang ada fleksibilitas. Tata kantor yang baik
adalah bila dapat diadakan perubahan-perubahan demi membantu terwujudnya tujuan
yang hendak dicapai.
Tata ruang kantor harus disusun secara ilmiah dan hal ini memerlukan pengetahuan
tentang arus pekerjaan, tentang syarat-syarat perseorangan, pekerjaan apakah
yang akan dilakukan, dan cara terbaik untuk mengerjakannya.
Tata ruang
sangat penting bagi manajer kantor, karena :
-
Suatu tata ruang kantor yang direncanakan dengan baik
membantu dalam efisiensi pekerjaan yang dilakukan
-
Penghematan-penghematan berasal dari penggunaan ruang
latai yang tepat
-
Pengawasan dapat dipermudah
-
Hubungan dapat dipercepat
-
Perlengkapan dan mesin kantor dapat dipergunakan
dengan baik
-
Dari sudut pandang pegawai tata ruang yang baik dapat
menimbulkan kesenangan
-
Arus pekerjaan menjadi lebih lancar
2. Manfaat tata ruang kantor
Tata ruang kantor yang baik akan
menimbulkan keuntungan-keuntungan bagi organsasi yang bersangkutan dalam
menyelesaikan pekerjaan. Pada
pokoknya akan diperoleh manfaat-manfaat sebagai berikut :
a) Mencegah
penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondar-mandir yang
sebenarnya tidak perlu.
b) Menjamin
kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan.
c) Memungkinkan pemakaian
ruang kerja secara efisien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan
untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya.
d) Mencegah para
pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian
tertentu.
Dalam menyusun ruang untuk kerja
perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai. Tujuan itu merupakan
syarat-syarat yang hendaknya dipenuhi dalam setiap tata ruang kantor yang baik.
Tujuan itu antara lain:
1) Pekerjaan di kantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak
yang sependak mungkin.
2) Rangkaian aktivtas tata usaha dapat mengalir secara lancar.
3) Segenap ruang dipergunakan secara efisien untuk keperluan pekerjaan.
4) Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara.
5) Pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung secara memuaskan.
6) Pihak luar yang mengunjungi kantor yang bersangkutan mendapat kesan yang
baik tentang organisasi itu.
7) Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah
diubah sewaktu-waktu diperlukan.
C. ASAS-ASAS TATA RUANG KANTOR
Seorang ahli tata ruang pabrik Richard Muther merumuskan 6 asas pokok
tata ruang pabrik yang terbaik. Walaupun asas-asas itu diperuntukkan bagi
tempat kerja yang tugasnya menghasilkan sutau barang, namun dengan penyesuaian
seperlunya dapat dijadikan sebagai dasar bagi tata runag kantor. Asas-asas
tersebut antara lain:
a) Asas mengenai jarak terpendek
Dengan tidak mengabaikan
hal-hal yang khusus, suatu tata ruang yang terbaik ialah yang memungkinkan
proses penyelesaian suatu pekerjaan menempuh jarak yang sependek-pendeknya. Dalam menyusun tempat kerja dan menempatkan alat-alat, hendaknya asas ini
dijalankan sejauh mungkin.
b) Asas mengenai rangkaian kerja
Suatu tata rung kantor yang
terbaik ialah yang menempatkan para pegawai dan alat-alat kantor menurut
rangkaian yang sejalan dengan urut-urutan penyelesaian pekerjaan kantor yang
bersangkutan. Asas ini merupakan kelengkapan dari asas mengenai jarak
terpendek. Jarak terpendek tercapai jika para pekerja atau alat-alat ditaruh
berderet-deret menurut urutan proses penyelesaian pekerjaan. Menurut asas ini
suatu pekerjaan harus senantiasa bergerak maju dari permulaan dikerjakan sampai
selesainya, tidak ada gerak mundur atau menyilang. Hali ini tidak berarti bahwa
jalan yang ditempuh harus selalu berbentuk garis lurus. Yang terpenting adalah
proses itu harus selalu mengarah maju ke muka menuju penyelesaian. Bentuknya
dapat berupa garis bersiku-siku atau lingkaran ataupun berwujud huruf L atau U.
c) Asas mengenai penggunaan segenap ruang
Tata ruang yang terbaik ialah
yangmempergunakan sepenuhnya semua ruang yang ada. Ruan gitu tidak hanya yang
berupa luas lantai saja (ruang datar), melainkan juga ruang yang vertical ke
atas maupun ke bawah. Jadi diusahakan tidak ada ruang yang dibiarkan tidak
terpakai.
d) Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja
Tata ruang yang terbaik ialah
yang dapat diubah atau disusun kembali dengan tidak terlampau sukar atau tidak
memakan biaya yang besar.
Selain dari asas-asas yang telah disebutkan diatas penataan ruang
kantor juga harus memperhatikan prinsip-prinsip tata ruang. Prinsip-prinsip tata ruang kantor adalah
sebagai berikut :
a. Pekerjaan harus mengalir terus menerus sedapat
mungkin dalam garis lurus.
b. Bagian-bagian dan seksi-seksi yang berfungsi
sama dan yang berhubungan harus ditempatkan secara berdekatan untuk mengurangi
waktu bepergian.
c. Aliran pekerjaan harus sederhana,
sehingga dapat mengurangi hilir mudik pegawai dan penyampaian surat-surat dalam
jarak yang pendek.
d. Meletakkan perlengkapan kantor harus dekat
dengan pegawai yang menggunakannya.
e. Pergunakan meja dan kursi dengan
ukuran yang sama dalam sebuah ruangan.
f. Menyusun meja harus sedemikian rupa
sehingga tidak ada pegawai yang terpaksa menghadap pada sumber cahaya.
g. Kesatuan yang banyak berhubungan
dengan masyarakat harus ditempatkan dibagian depan.
h. Satuan yang pekerjaan bersifat
gaduh, sebaiknya ditempatkan dekat jendela dan hendaknya dijauhkan dari satuan
lainnya.
i. Hendaknya tempat arsip-arsip kantor
berada pada dinding atau susun tangga yang mudah terjangkau oleh petugas.
Dengan memperhatikan Asas-asas tata
ruang kantor dalam penyusunan ruang kantor, maka akan diperoleh tujuan tata
ruang kantor yang ada. Dengan berpedoman pada asas-asas tata ruang kantor
tersebut maka efisensi pekerjaan kantor akan terwujud dengan baik.
D. LINGKUNGAN FISIK KANTOR
1. Pengertian Lingkungan Fisik
Lingkungan fisik adalah sesuatu yang berada di sekitar para
pekerja yang meliputi warna, cahaya, udara, suara serta musik yang dapat
mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan. (Moekijat
1995:135). Lingkungan fisik yang baik akan mendorong timbulnya semangat kerja
karyawan. Dengan semangat kerja yang tinggi, karyawan akan dapat bekerja dengan
perasaan senang dan bergairah sehingga mereka akan berprestasi kerja dengan
baik. Sebaliknya apabila lingkungan fisik buruk tentu produktivitas kerja menurun,
karena karyawan akan merasa tidak nyaman dalam bekerja. Dengan demikian
semangat kerja seorang karyawan sangat diperlukan dalam suatu organisasi karena
dengan semangat kerja yang tinggi maka kualitas sumber daya manusia dapat
meningkat sehingga tujuan organisasi yang telah ditetapkan dapat tercapai.
2. Persyaratan Lingkungan Fisik Kantor
Setiap kantor
mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur
sebaik-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai contoh di
negara Inggris saat 1963 telah ditetapkan sebuah undang-undang tentang
kantor-kantor (The Offices Act) yang
antara lain menetapkan persyaratan linhkungan fisik (physical conditions) yang harus diusahakan pada setiap kantor. Persyaratan itu meliputi hal-hal yang
berikut:
a)
Kebersihan
Bangunan, perlengkapan dan perabotan harus dipelihara kebersihannya.
b)
Luas ruang kantor tidak boleh dijejal dengan
pegawai. Ruang kerja
harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap petugas (3,7 m2)
c)
Suhu udara yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja
(minimum 16oC atau ± 61oF)
d)
Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan
dalam ruang kerja.
e) Penerangan cahaya
Cahaya alam atau lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang
perlengkapan penerangan dirawat sepatutnya.
f) Fasilitas kesehatan
Kamar kecil, toilet dan sebagainya harus disediakan untuk para petugas
serta dipelihara kebersihannya.
g) Fasilitas cuci
Ruang cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan
handuk harus disediakan seperlunya.
h) Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau
tempat penampungan khusus.
i)
Tempat pakaian
Dalam kantor harus disediakan tempat untuk menggantungkan pakaian yang
tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian
yang basah.
j) Tempat duduk
Petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan
sandaran kaki bila perlu.
k) Lantai, gang
dan tangga
Lantai harus dijaga agar orang tidak mudah tergelincir, tangga diberi
pegangan utnuk tangan, dan bagian-bagian yang terbuka diberi pagar.
l) Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dan petugas yang
memakainya harus cukup terlatih.
m) Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat, membawa atau memindahkan beban
berat yang dapat mendatangkan kecelakaan.
n) Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus disediakan kotak atau lemari obat untuk pertolongan
pertama maupun seorang petugas yang terlatih memberikan pertolongan itu.
o) Penjagaan
kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melarikan diri dari bahaya
kebakaran harus disediakan secara memadai, termasuk lonceng tanda bahaya
kebakaran.
p) Pemberitahuan
kecelakaan
Kecelakaan dalam kan;tor yang menyebabkan kematian atau absen petugas lebih
dari 3 hari harus dilaporkan kepada yang berwajib.
E. FAKTOR-FAKTOR
YANG MEMPENGARUHI TATA RUANG
1. Perencanaan
Cahaya
Penerangan cahaya yang baik akan
diperoleh beberapa keuntungan, diantaranya:
a. Hasil pekerjaan atau produktivitas bertambah.
b. Kualitas pekerjaan lebih baik.
c. Kesalahan-kesalahan berkurang.
d. Semangat kerja pegawai lebih baik.
e. Mengurangi ketegangan dan kelelahan.
f. Prestise lebih baik untuk perusahaan.
2. Perencanaan
Warna
Dengan menggunakan warna yang tepat
dan baik akan diperoleh keuntungan diantaranya:
a. Kantor menjadi tampak menyenangkan
dan menarik pandangan
b. Mempunyai akibat yang tidak langsung
terhadap efisiensi dan produktivitas pegawai.
c. Mencegah kesilauan akibat cahaya
yang berlebihan.
d. Memelihara kegembiraan, ketenangan
dan semangat bekerja pegawai.
e. Mengurangi rasa tertekan sehingga
pegawai merasa lega dan bebas.
Para ahli
membedakan tiga warna pokok, yaitu:
a. Warna merah adalah warna yang
menggambarkan panas dan kegembiraan dalam kegiatan kerja. Warna merah dapat
digunakan bagi alat untuk merangsang panca indra dan jiwa agar semangat dalam
melaksanakan suatu pekerjaan.
b. Warna kuning adalah warna yang
menggambarkan kehangatan matahari dan berfungsi untuk merangsang mata dan
syaraf, sehingga dapat menimbulkan perasaan riang gembira dengan melenyapkan
perasaan tertekan.
c. Warna biru sebagai warna dari langit
dan samudera yang menggambarkan ketentraman dan keluwesan. Warna ini mempunyai
pengaruh mengurangi ketegangan otot-otot tubuh dan tekanan darah.
Menurut Nadine Todd mengatakan bahwa warna memberikan
pengaruh terhadap tamu yang datang, diantaranya:
a. Kepercayaan terhadap kantor
b. Efisiensi atau produktifitas
c. Moral
3. Perencanaan
Udara
Dengan pengaturan udara yang tepat
dan baik maka diperoleh keuntungan-keuntungan, diantaranya:
a. Kenyamanan bekerja pegawai terjamin
b. Produktivitas kerja yang lebih tinggi
c. Kualitas pekerjaan yang lebih baik
d. Semangat kerja yang lebih tinggi
e. Kesehatan pegawai terpelihara dengan baik
f. Kesan yang lebih baik dari para tamu
4. Perencanaan
Suara
Dengan suara gaduh berakibat pada:
a. Gangguan mental dan saraf bagi pegawai
b. Kesulitan mengadakan konsentrasi
c. Kesalahan yang lebih banyak
d. Kelelahan yang bertambah
e. Semangat kerja pegawai berkurang
Untuk mengatasi faktor suara yang
sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai, hendaknya diperhatikan hal
berikut:
a. Langit-langit atau dinding ruang
dipakai lapisan-lapisan penyadap suara
b. Mesin-mesin tik dibawahnya diberi
alas karet busa tipis
c. Pesawat telepon dibuatkan bilik
kecil yang tertutup rapat
d. Lantai-lantai ruang sebaiknya diberi
alas karet atau semacam tegel dari bahan yang tidak banyak meneruskan suara.
F. PEDOMAN
DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
1.
Pekerjaan dikantor dalam proses pelaksanaan dapat
menempuh jalan terpendek
2.
Rangkaian aktivitas tata usaha dapat mengalir secar
lancer
3.
Segenap ruang dipergunakan secara efisien
4.
pengawasan terhadap pekerjaan dapat berlangsung dengan
baik
5.
pihak luar yang datang ke kantor tersebut mendapat
kesan yang baik tentang kantor tersebut.
6.
Susunan tempat kerja dapat diubah sewaktu-waktu
diperlukan.
G. LANGKAH-LANGKAH
DALAM MENYUSUN TATA RUANG KANTOR
Penyusunan tata ruang dapat
dilakukan dengan langkah-langkah berikut :
1. Buat denah kantor dalam ukuran
skala, pintu masuk, jendela dan pilar gedung.
2. Pelajari pekerjaan (jenis, proses,
urutan pekerjaan) yang tercakup dalam lingkungan kantor itu.
3. Tentukan letak meja kerja, lemari,
mesin kantor dan fasilitas lainnya dengan berpedoman pada teknik penataan meja
kerja.
4. Pindah atau hapus dan gambarkan
kembali meja kerja, lemari, mesin kantor dan fasilitas lainnya masing-masingnya
dan letakkan pada tempat yang dapat memenuhi prinsip dan asas tata ruang yang
baik.
TEKNIK PENATAAN MEJA KERJA RUANG
KANTOR
Penataan
meja kerja dilakukan dengan baik. Meja kerja merupakan perlengkapan kantor yang
relatif lebih banyak dari peralatan lainnya, pada umumnya karena setiap
personil memiliki satu meja kerja. Dengan demikian semakin banyak jumlah
personil suatu kantor akan memiliki meja kerja yang relatif banyak. Oleh sebab
itu, meja kerja perlu ditata dengan sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi
prinsip tata ruang kantor yang baik.
Teknik penataan meja kerja dapat
dilakukan dengan cara berikut :
1. Meja-meja kerja sebaiknya disusun
menurut garis lurus menghadap ke jurusan yang sama atau dengan pola susunan
yang saling bertolak belakang atau dengan posisi beradu punggung.
2. Pada tata ruang yang terbuka atau
relatif besar, susunan meja-meja dapat terdiri atas beberapa baris.
3. Diantara baris meja dan blok suatu
baris dengan blok baris lainnya perlu disediakan jarak untuk lalu lintas
personil, atasan, maupun orang lain yang sedang mendapat layanan.
4. Lebar lorong diantara satu blok
baris dengan blok baris lainnya sekitar 120 cm dan lorong diantara satu baris
dengan baris lainnya sekitar 80 cm.
5. Meja untuk pimpinan dalam suatu
ruang terbuka ditempatkan dibelakang menghadap searah dengan personil atau
didepan personil berhadapan dengan personil.
6. Penempatan pimpinan suatu unit kerja
dengan pimpinan unit kerja lain pada rung terbuka ditempatkan dekat dengan
personil yang menjadi bawahannya.
7. Penempatan personil disesuaikan
dengan jenis pekerjaannya, personnil yang banyak mengerjakan pekerjaan yang
memerlukan konsentrasi kerja yang tinggi ditempatkan jauh dari lalu lintas
orang-orang, demikian juga personil yang banyak berhubungan dengan pihak luar
ditempatkan dekat pintu masuk.
8. Personil yang menggunakan alat kerja
yang menimbulkan suara ribut (bising) ditempatkan pada tempat yang dapat
meredam suara atau jauh dari personil lain yang memerlukan konsentrasi
kerjayang tinggi
9. Personil yang memiliki perlengkapan
kerja yang relatif sulit dipindahkan ditempatkan dekat dengan perlengkapan
kerjanya
10.Personil
yang memiliki alat kerja yang menimbulkan getaran ditempatkan jauh dari dinding
atau tiang agar getaran tersebut tidak merembes kebagian lain.
11.Personil
yang memiliki perlengkapan kerja lemari yang berat atau peti besi ditempatkan
dekat dinding agar perlengkapan kerjanya ditempatkan menempel ke tembok atau
tiang untuk mendapatkan penyangga
12.Pimpinan
yang sering menerima tamu dan membicarakan hal-hal yang bersifat rahasia
organisasi ditempatkan pada kamar tersendiri
13.Pimpinan
atau tenaga ahli karena sifat pekerjaannya membutuhkan ruangan tersendiri dapat
dibuat ruang tersendiri dengan ukuran 2,5x3,6 (9 m2), untuk keperluan meja
pimpianan (150x90cm), kursi pimpinan, kursi tamu, lemari pajangan/arsip
pimpinan, dan lorong untuk lalu lintas pimpinan dan tamu.
STANDAR RUANG KANTOR
Setiap
kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus diperhatikan dan
diatur sebaik baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Sebagai
contoh di negara Inggris dalam 1963 telah ditetapkan undang-undang mengenai
kantor (THE OFFICE ACT) yang antara lain menetapkan persyaratan atau stadar
yang harus dimiliki oleh setiap ruang kantor.
Standar itu meliputi hal hal sebagai berikut :
a. Kebersihan
Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara
bersih
b. Luas ruang
kantor tidak boleh dijejal dengan pegawai
Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet sama dengan 3.7 m2
untuk setiap petugas.
c. Suhu Udara
Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang
kerja ( minimum 16 C = 61F)
d. Ventilasi
Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan
dalam ruang kerja
e. Penerangan
Cahaya
Cahaya alam / lampu yang cocok dan cukup harus diusahakan, sedang
perlengkapan penerangan dirawat dengan seharusnya
f. Fasilitas
kesehatan
Kamar kecil, tolitet, dan sejenisnya harus disediakan untuk para petugas
serta terpelihara kebersihannya
g. Fasilitas
Cuci
Ruang Cuci muka / tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan
handuk harus disediakan untuk secukupnya.
h. Air minum
Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa /
tempat penampungan khusus
i. Tempat
pakaian
Dalam kantor harus disediakan temapt untuk menggantungkan pakaian yang
tidak dipakai petugas sewaktu kerja dan fasilitas untuk mengeringkan pakaian
yang basah
j. Tempat
duduk
petugas harus disediakan tempat duduk untuk keperluan bekerja dengan
sandaran kaki bila perlu
k. Lantai, gang
, dan tangga
Lantai harus dijaga agar tidak mudah orang tergelincir, tangga diberi
pegangan untuk tangan, dan bagian–bagian yang terbuka diberi pagar
l. Mesin
Bagian mesin yang berbahaya harus diberi pelindung dari petugas yane memakainya
harus cukup terlatih
m. Beban berat
Petugas tidak boleh ditugaskan mengangkat , membawa atau memindahkan beban
berat yang dapat mendatangkan kecelakaan
n. Pertolongan pertama
Dalam ruang kerja harus dissediakan kotak / lemari obat untuk pertolongan
pertama maupun seseorang pegawai yagn terlatih memberikan pertolongan itu
o. Penjagaan
kebakaran
Alat pemadam kebakaran dan sarana untuk melariakn dari bahaya kebakaran
harus disediakan secara memadai termasuk lonceng tanda bahaya kebakaran
p. Pemberitahuan
kecelakaan
Kecelakaan dalam kantor yagn menyebakan kematian atau absen petugas lebih
dari 3 hari harus dilaporkan kepada pihak yang berwajib.
H. MERANCANG
TATA RUANG KANTOR BERBAGAI MACAM BENTUK
Dalam
merancang tata ruang suatu kantor, banyak hal yang harus diperhatikan
diantaranya:
a) Jenis atau bidang pekerjaan yang
tercakup dalam ruang tersebut.
b) Penempatan bidang pekerjaan sesuai
dengan urut-urutan kegiatanya.
c) Banyaknya personal/pegawai yang
terlibat dalam jenisnya atau bidang pekerjaan tersebut.
d) Tata letak atau penempatan
personal/pegawai yang menangani jenis/bidang pekerjaan tersebut.
e) Penerangan atau pencahayaan yang
baik.
f) Adanya ventilasi (pertukaran udara) yang
memadai.
g) Lain-lain hal yang penting dianggap
penting, misalnya masalah keindahan dan kenyamanan ruangan
I.
BENTUK-BENTUK TATA RUANG KANTOR
a)
Tata Ruang Kantor Berkamar (Cubicle Type Offices)/ Tata Ruang yang Terpisah-pisah.
Yang dimaksud dengan tata ruang kantor berkamar
adalah ruangan untuk bekerja yang dipisahkan atau dibagi dalam kamar-kamar
kerja / dibagi dalam beberapa satuan. Pembagian tersebut dilakukan karena
keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja
dibuat pemisahan buatan.
Keuntungan tata
ruang kantor berkamar adalah :
1. Konsentrasi kerja lebih terjamin
2. Pekerjaan yang bersifat rahasia,
dapat lebih terjamin atau terlindungi.
3. Untuk menambah kewibawaan, status
pejabat sehingga selalu terpelihara adanya kewibawaan pejabat/pimpinan.
4. Untuk menjamin keberhasilan kerja
dan merasa ikut bertanggung jawab atas ruangan dan merasa ikut memiliki.
Kerugian tata
ruang kantor berkamar adalah:
1. Komunikasi langsung antar pegawai
tidak dapat lancar, sehingga kesempatan untuk mengadakan komunikasi menjadi
berkurang.
2. Diperlukan biaya yang lebih besar
untuk biaya pemeliharaan ruangan, pengaturan penerangan dan biaya peralatan
lainnya.
3. Pemakaian ruangan kurang luwes
apabila ada perubahan dan perkembangan organisasi.
4. Mempersulit pengawasan.
5. Memerlukan ruangan yang luas.
Yang dimaksud dengan tata ruang kantor terbuka
adalah ruangan besar untuk bekerja yang ditempati oleh beberapa pegawai yang bekerja
bersama-sama diruangan tersebut tanpa dipisahkan oleh penyekat.
Ruang besar terbuka adalah lebih baik daripada ruang yang sama luasnya
tetapi terbagi dalam satuan-satuan kecil. Tata ruang kantor terbuka lebih memuaskan daripada
terpisah-pisah, karena :
1. Memungkinkan pengawasan yang
lebih efektif terhadap segenap pegawai.
2. Lebih memudahkan hubungan
diantara para pegawai, menumbuhkan rasa persatuan yang lebih erat.
3. Lebih memudahkan tersebarnya
cahaya dan peredaran cahaya.
4. Jika terjadi penambahan pegawai
atau alat-alat kantor, tata ruang terbuka lebih mudah menampungnya.
Keuntungan tata
ruang kantor terbuka :
1. Mudah dalam pengawasan,
pengaturan cahaya, udara, pengaturan warna dan dekorasi
2. Luwes atau fleksibel apabila
diperlukan perubahan ruangan dan tidak memerlukan biaya tinggi
3. Mudah untuk mengadakan hubungan
langsung, pengawasan, penyeragaman kerja dan pembagian peralatan kerja.
4. Biaya lebih hemat atau murah
untuk pemeliharaan : ruangan kerja, penggunaan kelengkapan ruangan dan
peralatan, penggunaan telepon dan lain-lainnya.
Kerugian tata
ruang kantor terbuka :
1. Kemungkinan timbul atau terjadi
kegaduhan atau kebisingan
2. Pegawai sulit untuk melakukan
pekerjaan dengan penuh konsentrasi
3. Batas kedudukan antara pimpinan
dan bawahan tidak nampak jelas
4. Pekerjaan yang bersifat rahasia
sulit dilakukan
5. Kemungkinan nampak adanya tumpukan-tumpukan berkas atau kertas dan
peralatan kerja lainnya, sehingga mengakibatkan pemandangan yang kurang baik.
c)Tata Ruang Kantor Berhias atau Berpanorama/Bertaman (Landscape Offices).
Yang dimaksud dengan tata kantor berpanorama adalah
ruangan untuk bekerja yang dihiasi oleh taman, dekorasi dan lainnya. Bentuk
ruangan kantor berhias ini mengusahakan agar lingkungan ruangan perkantoran
nampak seperti pemandangan alam terbuka dan benar-benar merupakan lingkungan
yang nyaman, menyenangkan dan ekonomis dalam pemanfaatan ruangan.
Keuntungan tata ruang kantor
berhias atau berpanorama :
1. Para pegawai akan merasa nyaman
dan betah bekerja
2. Ketegangan syaraf dapat berkurang
atau dihindarkan
3. Kebisingan dan kegaduhan dapat
berkurang atau dihindarkan
4. Produktivitas kerja dapat
meningkat, pekerjaan dilaksanakan dengan efesien sehingga tujuan organisasi dapat mudah
dicapai
Kerugian tata ruang kantor
berhias atau bertaman/berpanorama :
1.
Biaya cukup tinggi untuk mengadakan taman dan dekorasi lainnya.
2.
Biaya pemeliharaan tinggi
3.
Memerlukan tenaga ahli yang tidak mudah dan tidak murah
d) Tata Ruang
Kantor Semi Tertutup
Ruang kantor semi tertutup adalah ruang yang disekat
hanya setinggi 1,5 meter.
Keuntungan ruang kantor semi tertutup adalah untuk menjaga privasi
kerja.
Kerugian ruang kantor semi tertutup adalah perubahan tempat
lebih sulit dilakukan.
e) Tata Ruang Kantor Gabungan
Tata ruang kantor gabungan berarti gabungan antara
ketiga bentuk tata ruang sebelumnya. Penggunaan tata ruang kantor ini perlu
dipertimbangkan untuk meminimalkan kerugian dan memanfaatkan keuntungan dari
ketiga tata ruang sebelumnya.
Referensi :
